تعریف انبار گردانی
انبار گردانی به فرآیند شمارش و بررسی موجودی کالاها در یک انبار به منظور تطبیق آن با رکوردهای ثبت شده در سیستم‌های حسابداری و مدیریت انبار گفته می‌شود. این فرآیند معمولاً به صورت دوره‌ای (ماهانه، فصلی، یا سالانه) انجام می‌شود تا از دقت و صحت اطلاعات موجودی اطمینان حاصل شود. انجام انبار گردانی منظم به مدیران کمک می‌کند تا کنترل بهتری بر موجودی کالاها داشته باشند و از هرگونه ناهماهنگی و مشکلات احتمالی در مدیریت انبار جلوگیری کنند.
اهداف انبار گردانی
هدف اصلی انبار گردانی، اطمینان از صحت موجودی کالاها و جلوگیری از مشکلاتی نظیر کسری یا اضافه موجودی، تقلب، و خطاهای انسانی در ثبت و مدیریت انبار است. انبار گردانی به منظور شناسایی و پیشگیری از تخلفات مختلفی که ممکن است در انبار رخ دهد انجام می‌شود. از جمله این تخلفات می‌توان به سرقت داخلی، اختلاس، ثبت نادرست اطلاعات، خرابی و فساد کالاها، اشتباهات انسانی، کالاهای گم شده، موجودی اضافی یا کمبود موجودی اشاره کرد. به‌طور کلی، هدف نهایی انبار گردانی حفظ سلامت مالی و فیزیکی موجودی‌هاست.
مراحل انبار گردانی
انبار گردانی شامل مراحل مختلفی است که به دقت و ترتیب باید انجام شود:
1. تعیین زمان، روش‌ها، و تیم مسئول برای انبار گردانی: انتخاب زمان مناسب و تشکیل تیم کارآزموده از اولین قدم‌هاست.
2. شمارش فیزیکی: شمارش دقیق و فیزیکی کالاها توسط تیم مسئول.
3. ثبت نتایج: ثبت نتایج شمارش به صورت دقیق در فرم‌های مشخص.
4. انتقال فرم‌ها به ثبات‌ها: انتقال اطلاعات ثبت شده به ثبات‌های اصلی.
5. ثبت فرم‌ها در اکسل: ورود داده‌ها به نرم‌افزار اکسل برای تحلیل بیشتر.
6. مقایسه نتایج شمارش با رکوردهای سیستم و شناسایی اختلافات: تطبیق نتایج شمارش با رکوردهای موجود در سیستم.
7. تحلیل اختلافات: بررسی و تحلیل مغایرت‌ها.
8. شمارش دوم موارد مغایرت‌دار: انجام شمارش دوباره برای مواردی که اختلاف دارند.
9. انجام مجدد مراحل ۳ تا ۷: تکرار فرآیند برای اطمینان از دقت.
10. شمارش سوم: شمارش نهایی برای اطمینان کامل.
11. انجام مجدد مراحل ۳ تا ۷: بازبینی نهایی.
12. به‌روزرسانی و اصلاح رکوردهای سیستم بر اساس نتایج نهایی شمارش: به‌روزرسانی نهایی سیستم بر اساس نتایج به دست آمده.
چالش‌های انبار گردانی
هدف اصلی انبار گردانی، اطمینان از صحت موجودی کالاها و جلوگیری از مشکلاتی نظیر کسری یا اضافه موجودی، تقلب، و خطاهای انسانی در ثبت و مدیریت انبار است. انبار گردانی به منظور شناسایی و پیشگیری از تخلفات مختلفی که ممکن است در انبار رخ دهد انجام می‌شود. از جمله این تخلفات می‌توان به سرقت داخلی، اختلاس، ثبت نادرست اطلاعات، خرابی و فساد کالاها، اشتباهات انسانی، کالاهای گم شده، موجودی اضافی یا کمبود موجودی اشاره کرد. به‌طور کلی، هدف نهایی انبار گردانی حفظ سلامت مالی و فیزیکی موجودی‌هاست.
سامانه مدیریت انبار
سامانه حاضر به گونه‌ای طراحی شده است که تمام چالش‌های موجود را برطرف کند. این سامانه از دو قسمت طراحی شده است: سامانه تحت وب و اپلیکیشن اندروید. در ابتدای کار، مسئول مالی لیست کالاهای موجود در سیستم مرکزی را از طریق اکسل وارد سامانه می‌کند و سپس اقدام به تولید تگ کالا می‌کند که شامل عنوان کالا، کد کالا و کد QR برای هر کالا و محل فیزیکی قطعه است. خروجی سیستم به صورت PDF و قابل چاپ است و تگ‌ها بر روی کالاها نصب می‌شوند.
اپلیکیشن اندروید
تمامی شمارشگران این نرم‌افزار را روی گوشی خود نصب می‌کنند. پس از شروع شمارش، کاربر ادمین در سامانه تحت وب شمارش را آغاز می‌کند و شمارشگر پس از شمارش فیزیکی هر کالا، ابتدا کد QR را اسکن می‌کند و پس از مشاهده اطلاعات کالا، تعداد شمارش شده را در نرم‌افزار وارد می‌کند. سامانه اطلاعات را به‌صورت مستقیم در سیستم ثبت می‌کند و شمارش اول به پایان می‌رسد. در صورتی که کالاها مغایرت داشته باشند، شمارش دوم آغاز می‌شود و تا پایان شمارش سوم مراحل قبل مجدد انجام می‌شود.
مزایای سامانه مدیریت انبار
با استفاده از این نرم‌افزار، تمامی چالش‌های موجود در انبار گردانی حل می‌شوند. سرعت انبار گردانی به طور قابل توجهی افزایش یافته و امکان هرگونه تقلب از سیستم حذف می‌شود. این سامانه با بهره‌گیری از تکنولوژی‌های روز و فرآیندهای اتوماتیک، دقت و کارایی را در انبار گردانی بهبود می‌بخشد و به مدیران کمک می‌کند تا کنترل بهتری بر موجودی‌های خود داشته باشند.
مزایای نرم افزار مدیریت انبار
- دارای نرم افزار اندروید و IOS
- دارای نسخه تحت وب برای همه گوشی ها
- امکان گزارش گیری آنی از وضعیت کاربران
- امکان ارسال اطلاعات به مدیر کل
- ثبت صورت جلسه آنلاین و ثبت امضا دیجیتال
- گروه بندی آسان افراد شمارش گران
- ثبت دسترسی انبار خاص به گروه خاص
- امکان ورود اطلاعات از اکسل
- امکان گزارش لحظه ای از موارد ثبت شده
- مشاهده درصد پیشرفت انبار
- مشاهده وضعیت شمارش هر شمارنده
- رهگیری تقلب ها
- امکان غیر فعال کردن انبار ها در ساعات خاص
- ثبت نا محدود شمارشگر
- ثبت ادمین سامانه و ثبت دسترسی ها
- خروجی اکسل مطابق با سامانه مرکزی شما
نتیجه استفاده از نرم‌افزار مدیریت انبار
استفاده از نرم‌افزار مدیریت انبار تاثیرات و نتایج بسیار مثبتی بر فرآیندهای انبار گردانی و مدیریت موجودی‌ها دارد. این نتایج به صورت گسترده‌ای شامل بهبود دقت، کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری، و کاهش خطرات مرتبط با مدیریت انبار می‌باشد. در ادامه به بررسی جزئیات این نتایج می‌پردازیم.
افزایش دقت و صحت اطلاعات
یکی از مهم‌ترین نتایج استفاده از نرم‌افزار مدیریت انبار، افزایش دقت و صحت اطلاعات موجودی است. با استفاده از تکنولوژی اسکن کد QR و ورود اطلاعات به‌صورت مستقیم به سیستم، خطاهای انسانی به حداقل می‌رسند. همچنین، تطبیق فوری نتایج شمارش با رکوردهای موجود در سیستم به شناسایی سریع هرگونه مغایرت کمک می‌کند. این امر باعث می‌شود تا موجودی‌ها به‌صورت دقیق‌تری کنترل شوند و از بروز مشکلاتی نظیر کسری یا اضافه موجودی جلوگیری شود.
کاهش هزینه‌ها
استفاده از این نرم‌افزار به کاهش هزینه‌های مختلف مرتبط با انبار گردانی کمک می‌کند. با اتوماسیون فرآیندها، نیاز به نیروی انسانی کمتر شده و هزینه‌های مرتبط با استخدام و آموزش کاهش می‌یابد. همچنین، کاهش خطاهای انسانی و دقت بیشتر در مدیریت موجودی‌ها منجر به کاهش ضایعات و تلفات کالا می‌شود که به‌نوبه خود هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.
افزایش بهره‌وری
نرم‌افزار مدیریت انبار با تسهیل و تسریع فرآیندهای انبار گردانی، بهره‌وری را افزایش می‌دهد. شمارشگران می‌توانند با استفاده از اپلیکیشن اندروید به‌سرعت و به‌سهولت شمارش را انجام دهند و اطلاعات را به‌صورت آنی وارد سیستم کنند. این امر باعث می‌شود که فرآیند انبار گردانی در زمان کوتاه‌تری انجام شود و اختلالات کمتری در عملیات روزانه انبار ایجاد شود.
کاهش خطرات و تقلب
با استفاده از سیستم مدیریت انبار، امکان تقلب و تخلفات در انبارگردانی به‌طور چشمگیری کاهش می‌یابد. تکنولوژی اسکن کد QR و ثبت فوری اطلاعات باعث می‌شود تا هرگونه تغییر یا دستکاری در موجودی‌ها به‌سرعت شناسایی شود. همچنین، با استفاده از گزارش‌های دقیق و تحلیل مغایرت‌ها، می‌توان به‌سرعت به هرگونه ناهماهنگی و مشکل پی برد و اقدامات اصلاحی را به‌موقع انجام داد.
بهبود تصمیم‌گیری مدیریتی
نرم‌افزار مدیریت انبار با ارائه گزارش‌ها و تحلیل‌های دقیق از وضعیت موجودی‌ها، به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری بگیرند. اطلاعات دقیق و به‌روز از موجودی‌ها، به مدیران این امکان را می‌دهد که برنامه‌ریزی‌های بهتری برای تامین و توزیع کالاها داشته باشند و از بروز کمبود یا اضافی کالا جلوگیری کنند. همچنین، این اطلاعات به بهبود مدیریت مالی و کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند.
ارتقاء سطح خدمات به مشتریان
با دقت بیشتر در مدیریت موجودی‌ها و کاهش ناهماهنگی‌ها، سطح خدمات به مشتریان نیز بهبود می‌یابد. موجودی دقیق و به‌موقع کالاها به این معناست که سفارشات مشتریان با سرعت و دقت بیشتری تامین می‌شوند و از تاخیرات و مشکلات ناشی از کمبود کالا جلوگیری می‌شود. این امر به افزایش رضایت مشتریان و بهبود رابطه با آنها کمک می‌کند.
به‌طور کلی، استفاده از نرم‌افزار مدیریت انبار به بهبود کارایی، کاهش هزینه‌ها، افزایش دقت و صحت اطلاعات، و ارتقاء سطح خدمات به مشتریان منجر می‌شود. این نتایج نه‌تنها به بهبود عملکرد انبار بلکه به بهبود کلیه فرآیندهای سازمانی مرتبط با مدیریت موجودی‌ها و تامین کالاها کمک می‌کند.
